單位或企業想要做檔案數字化，不確定要多久能做完，針對這個問題，具體要考慮以下3個因素：紙質檔案數量、投入做數字化的人數以及數字化設備的專業程度。

一、紙質檔案數量

首先，需要預估下本單位需要進行檔案數字化的范圍、數量以及檔案類型，明確哪些需要數字化哪些不需要數字化，可根據歸檔范圍進行梳理；數量的估算可以按照紙張規格或檔案類型進行初步估算，如不便于分類可根據紙質檔案存儲方式進行粗略估算，是柜子、箱子或是密集架，每個單位上大概存放多少盒，一盒大概多少頁等；估算數量最好精確到頁。有條件的單位也可邀請專業的檔案中介服務機構幫助單位進行數量的估算。

二、投入做數字化的人數

這個問題有2種情況：

其一，單位有充足的人員和精力，可以考慮組織自己單位人員進行數字化加工的簡單流程，如掃描、圖片處理等，但也存在如下問題，如數字化格式批量轉換、數據掛接，單子數據系統上傳等流程，專業程度較高，一般的單位剛開始接觸多少有些困難。

其二，有條件的單位，可有計劃地進行外包，選擇專業的檔案中介服務機構（檔案備案類型需要包含檔案數字化）來進行集中統一作業。

下面簡單對數字化方式的選擇進行簡單分析－－數字化外包的優劣勢分析

優勢

1.減少單位在財力、人力上的投入，增加資本運作的回報率；

2.對單位的檔案可做到統一數字化加工，統一移交并接收；極大地減單位檔案的工作難度，保質保量地完成數字化工作；

3.選擇專業項目團隊，管理有序，分工明確，責任到人；減少勞動爭議所帶來的麻煩

4.避免項目實施導致的運轉不靈的結果；具有時效性，可設置時間范圍和服務質量。

劣勢

1.產生一筆檔案數字化外包的費用。如單位內部有此項經費，就不存在問題了。

2.檔案中介服務機構服務質量參差不齊，需要單位擦亮雙眼，選擇有資質的機構，金額較大的，需要進行招標，公開公正的選擇資質符合要求的機構。

三、數字化設備的專業程度

數字化設備的選擇，具體要根據紙質檔案紙張情況、紙張規格進行選擇。

紙張情況來說，紙張厚度、平整度良好，可采用高速掃描儀；紙張較薄或年代較久遠，特別是稿紙或已經泛黃的檔案，就可以采用平板掃描儀、高拍儀等設備。

紙張規格來說，一般的A4幅面的可選用A4掃描儀，較大尺寸的紙張可選用A3幅面或大幅面掃描儀，特殊規格的可選用專業掃描儀，如工程藍圖，一般選用圖紙掃描儀。

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